În prezent, e-mailul reprezintă una din cele mai utilizate căi de comunicare, astfel încât trebuie să fim atenţi atunci când trimitem un mesaj electronic, pentru a nu isca unele situaţii complet neplăcute.
E-mailul a devenit un instrument fundamental al comunicării în afaceri şi cu toţii avem Inbox-urile „pline" cu mesaje, scrie manager.ro. Totuşi, există unele „bune practici" de care ar fi bine să ţinem cont atunci când folosim e-mailul. Iată câteva recomandări pentru cele mai frecvente situaţii când mesajele noastre devin deranjante.
1. Nu insera „emoticon"-uri în mesaj. „Zâmbăreţii" sunt folosiţi în comunicare de către copii, nu adulţi în afaceri. Nu folosi nici „artificii". Scoate-le din program.
2. Nu trimite mesaje irelevante sau o semnătură evaziva. O semnatură este vitală pentru un e-mail eficient şi trebuie să conţină informaţiile corecte. Citatul preferat reprezintă o banalitate în ochii celor care primesc e-mailuri de la tine nu o data, ci de 10 ori pe zi. Rămâi la o semnătură profesională.
3. Nu ignora corectitudinea textului. Există numeroase metode prin care poţi afla gramatica unui e-mail. De asemenea, nu uita de punctuaţie şi cursivitatea mesajului.
4. Nu folosi „Reply All" pentru fiecare mesaj. Înainte de a folosi „Reply All", gândeşte-te dacă mesajul tău trebuie să ajungă la fiecare persoană din lista respectiva. Oferă un răspuns doar celor care sunt interesaţi, nu şi „terţilor". Nu îi deranja inutil.
5. Nu trimite e-mailuri prea lungi. Fii concis, nu lungi vorba. Treci la subiect şi nu vorbi în mesaj „despre vremea de afară" şi animalul tău de casă.
6. Nu include conversaţii anterioare lungi în e-mail. Foloseşte doar pasajele relevante, nu îl „forţa" pe destinatar să citească două-trei „romane" în aceeaşi zi.
7. Nu denatura conversaţiile anterioare. Nu edita ceea ce a scris/spus altă persoană, dându-i un înţeles obscur. O asemenea faptă nu scapă nepedepsită!
8. Nu folosi subject-uri irelevante. „Cred că vei fi interesat de următorul mesaj" sună mai puţin relevant decât „Întâlnirea de vineri". Pe măsură ce căsuţele noastre de e-mail devin neîncăpătoare, ne bazăm tot mai mult pe titlul e-mailului, pentru a filtra mesajele relevante.
9. Nu ignora pe cineva care ţi-a trimis un e-mail cu „cc". Este important să fii atent la cei care vor să-ţi transmită o informaţie, să discute cu tine. De asemenea, nu folosi „Reply All" în cadrul acestor e-mailuri.
10. Nu discuta „pe lângă" subiect. Dacă destinatarii sunt nevoiţi să citească zeci de paragrafe fără sens, până ajung la informaţia relevantă, atunci obiectivul tău a fost compromis. E-mailul trebuie sa fie croit „la obiect".
11. Nu ignora e-mailurile importante. Indiferent dacă Inbox-ul tău este plin sau nu ai chef de nimeni, când nu iei atitudine după primirea unui e-mail important, şefii şi colegii vor fi nemultumiţi. Citeşte întotdeauna e-mailurile importante şi „onorează comenzile".
12. Nu supraestima rolul serviciului de e-mail. Pentru cei mai mulţi dintre noi, e-mailul este un simplu instrument, nu o cale în sine de a rezolva o anumită problemă. Verificarea e-mailului reprezintă una din cele mai folosite modalităţi prin care un angajat „simulează munca". Angajaţii eficienţi folosesc e-mailul pentru a-şi spori productivitatea, nu pentru a dovedi că nu stau degeaba la birou.
13. Nu ai folosit un limbaj profesional. Chiar daca e-mailul poate părea formal, deoarece este instant, reprezintă o comunicare de business, care trebuie tratată cu toată seriozitatea. Dacă asta înseamnă că ai nevoie de o „pauză", după primirea unui e-mail furios, atunci acordă-ţi un minut de respiro, pentru a enunţa un răspuns civilizat şi profesional.
14. Nu folosi o încheiere penibilă. Dacă dispui deja de o semnătură profesionala şi informaţiile corecte de contact, nu mai ai nevoie de o încheiere propriu-zisă. Poţi folosi însă o urare cordială de final.
15. Nu ataşa fişiere uriaşe la mesajul e-mail. Dacă trebuie să trimiţi fotografii şi documente relevante, asigură-te că respectă dimensiunea acceptată de serviciul de e-mail. Redimensionează fotografiile şi nu exagera în privinţa numărului lor.
Sursa: Manager.ro