• E-Factura a schimbat radical modul în care companiile din România emit și transmit facturile, dar digitalizarea relației cu ANAF nu înseamnă automat și digitalizarea business-ului.
• O factură poate trece de verificările sistemului și, totuși, să conțină un preț greșit sau o cantitate care nu corespunde mărfii livrate, ceea ce poate pune în mișcare un întreg proces de verificare și corectare din partea ANAF.
România a accelerat digitalizarea fiscală în ultimii ani, iar e-Factura a devenit parte din activitatea de zi cu zi a companiilor. În paralel, modificările legislative obligă firmele să își adapteze constant sistemele și procedurile interne la cerințele fiscale.
În retail, presiunea vine din volumul uriaș de documente și din numărul mare de furnizori care trebuie integrați în același flux. Un lanț comercial trebuie să lege comenzile de livrări, recepția mărfurilor și facturi, în timp ce lucrează atât cu mari companii internaționale din FMCG, cât și cu mici producători locali.
Simpla conectare la e-Factura rezolvă doar partea de transmitere a documentului către sistemul fiscal. În spatele facturii există însă un întreg circuit comercial, de la comandă și livrare până la recepția mărfii și plata furnizorului.
Potrivit Comarch, companie specializată în soluții de digitalizare și schimb electronic de documente, automatizarea acestor fluxuri devine tot mai importantă pentru retailerii care lucrează cu volume mari de documente și cu furnizori foarte diferiți ca nivel de digitalizare.
O factură acceptată în e-Factura poate fi greșită
Faptul că o factură a trecut de sistemul e-Factura nu înseamnă neapărat că toate informațiile comerciale din document sunt corecte.
Sistemul verifică structura tehnică a documentului electronic, însă nu verifică automat dacă prețurile sau cantitățile facturate corespund celor stabilite între retailer și furnizor.
Un document poate, așadar, să respecte cerințele tehnice, chiar dacă există diferențe între ceea ce a fost comandat, ceea ce a fost recepționat și ceea ce apare pe factură, arată Comarch citată de Wall-Street.
De aici începe munca departamentelor financiare. Factura trebuie verificată, diferența identificată, furnizorul contactat, iar documentele corectate. La un volum mare de facturi, aceste intervenții se traduc rapid în timp și costuri suplimentare.
Cum pot fi identificate erorile înainte ca factura să intre în circuit
Una dintre metodele folosite în retail este verificarea automată a facturii în raport cu documentele care au stat la baza tranzacției.
Comanda de achiziție, documentele de expediție, recepția mărfii și factura pot fi corelate electronic, astfel încât sistemul să verifice dacă informațiile coincid.
Un astfel de mecanism este cunoscut drept „3-way matching” și compară trei elemente esențiale: ce a comandat retailerul, ce a primit și ce i-a fost facturat, precizează sursa citată.
Dacă apar diferențe de preț sau cantitate, acestea pot fi identificate înainte ca documentul să avanseze în procesul de plată sau de raportare. În acest fel, corecțiile pot fi făcute înainte ca eroarea să genereze alte documente și intervenții administrative.
Furnizorii mari și cei mici trebuie să intre în același circuit
Retailerii nu lucrează doar cu companii care au infrastructură IT sofisticată. În același lanț de aprovizionare pot exista producători internaționali, distribuitori mari, IMM-uri și mici furnizori locali.
Diferențele de digitalizare dintre ei complică schimbul de documente.
Un furnizor mare poate comunica direct din propriul ERP, în timp ce o companie mică poate avea nevoie de o interfață simplă prin care să primească o comandă și să trimită documentele necesare.
Pentru retailer, important este ca toate aceste informații să ajungă într-un singur flux, indiferent de dimensiunea sau nivelul tehnologic al furnizorului.
E-Factura și e-Transport adaugă încă un strat de complexitate
Facturarea electronică este doar una dintre obligațiile digitale cu care lucrează companiile.
Pentru transporturile care intră sub incidența RO e-Transport trebuie gestionate și informațiile necesare obținerii codului UIT, înainte ca marfa să plece la drum. Factura apare însă într-o altă etapă a tranzacției.
Dacă logistica și partea financiară funcționează separat, aceleași date ajung să fie introduse, mutate și verificate în mai multe sisteme.
Fiecare intervenție manuală înseamnă încă un punct în care poate apărea o eroare. De aceea, tot mai multe procese din retail sunt legate între ele, astfel încât informația introdusă într-o etapă să poată fi folosită și în celelalte.
Ce se întâmplă când apar erori sau sistemele statului nu sunt disponibile
Digitalizarea nu elimină complet problemele. Documentele pot conține erori, iar platformele administrației fiscale pot avea perioade de indisponibilitate, precizează Wall-Street.
Pentru companiile care trimit un număr mare de documente, devine important să poată vedea rapid care facturi au fost transmise, care au fost respinse și unde s-a blocat un anumit document.
Altfel, verificarea manuală a fiecărei facturi poate deveni un proces în sine, mai ales atunci când sunt implicate mai multe departamente și mai mulți furnizori.
Cât costă procesarea unei facturi
Costul unei facturi nu se oprește la suma înscrisă pe document. În spatele procesării sunt angajații care verifică datele, caută diferențe, introduc informații și corectează eventualele erori.
Potrivit datelor furnizate de Comarch, automatizarea prin EDI ar putea reduce cu 64% costul procesării unei facturi, de la aproximativ 17,60 euro în cazul procesării tradiționale la circa 6,40 euro.
Tot conform estimărilor companiei, automatizarea poate elimina până la 60% dintre sarcinile administrative repetitive din contabilitate, logistică și achiziții, în timp ce costurile asociate gestionării datelor operaționale ar putea scădea cu până la 83%.
Cifrele sunt estimări furnizate de Comarch și pot varia în funcție de dimensiunea companiei, volumul documentelor și nivelul de automatizare deja existent.
E-Factura a digitalizat relația cu Fiscul, nu întregul business
Introducerea e-Factura a rezolvat o parte importantă din relația digitală dintre companii și administrația fiscală. Nu verifică însă dacă ceea ce apare pe factură corespunde cu ceea ce s-a întâmplat efectiv în relația comercială.
Retailerul trebuie să știe dacă produsele facturate sunt cele comandate, dacă au fost recepționate, dacă numărul lor este corect și dacă furnizorul a folosit prețurile stabilite.
La volume mari de mărfuri și documente, aceste verificări devin greu de susținut manual. De aici apare diferența dintre simpla conformare cu e-Factura și digitalizarea efectivă a proceselor dintr-o companie.
- Facebook.com/actualitateaprahoveana.ro
- instagram.com
- twitter.com
- Google Business
- Youtube Actualitatea
- Spotify PODCAST
- TikTok Actualitatea Prahoveană
