Până acum, la nivelul DGASPC Prahova nu exista un sistem informatic de management a serviciilor sociale care să ofere posibilitate interacțiunii on-line cu beneficiarii sau gestiunea centralizată a serviciilor oferite acestora. În urma analizei serviciilor sociale oferite de DGASPC Prahova, în contextul în care nu exista o aplicație informatica sau mai multe care să eficientizeze procesele din interior, s-au constatat următoarele probleme.
Situația până la momentul implementării noilor soluții IT
Rapoartele și situațiile necesare erau realizate folosind MS Word și MS Excel, iar timpul de realizare este unul mare. Totodată, colaborarea și comunicarea, atât în interiorul instituției, cât și cu alte structuri ale administrației publice de la nivelul CJ și local era îngreunată de acțiunea unor fluxuri de lucru neperformante, a unor mijloace de lucru restrânse, a birocrației excesive, care prezintă dificultăți în activitatea administrației publice și care solicită un timp mare de lucru.
De asemenea, nu există o arhivă electronică, la nivelul DGASPC Prahova, a documentelor legate de serviciile sociale acordate în care acestea să fie găsite într-un timp scurt, pe baza unor cuvinte cheie, comunicare neperformantă cu beneficiarii și alți furnizori de servicii sociale, din cauza circulației greoaie a documentelor și informațiilor, a timpului îndelungat alocat transmiterii corespondenței, situație care generează întârzieri semnificative;
Rapoartele identifică faptul că nu există formulare și procese standardizate și nici un mod rapid de a colabora cu persoane din compartimentele și centrele din subordine, documentele sunt relativ greu de urmărit, deoarece sunt fie în format fizic, pe suport de hârtie, fie au rămas la responsabil și nu au mai fost returnate. De asemenea, volumul de documente este tot mai mare.
De asemenea, nu poate fi urmărit cu ușurință fluxul pe care îl parcurge un document sau o solicitare, iar efortul pentru a afla unde se află la un moment dat este unul mare, nu exista o modalitate prin care cetățenii să consulte starea in care se afla solicitarea lor și nu există sisteme integrate care să urmărească rezultatele așteptate și îmbunătățirea acestora.
Sistemele noi vor schimba modul de lucru atât intern cât și în relația cu beneficiarii care apelează la serviciile publice
La nivelul Consiliului Județean Prahova s-a implementat în perioada 2018-2021 proiectul Simplificare administrativă și optimizarea serviciilor pentru cetățeni în județul Prahova, ce a avut ca obiectiv Optimizarea proceselor orientate către cetățeni, în concordanță cu Strategia pentru Consolidarea Administrației Publice, respectiv, creșterea calității procesului decizional la nivelul administrației publice locale, pentru a răspunde în mod fundamentat și coerent nevoilor comunității locale.
Astfel s-a realizat eficientizarea proceselor orientate către cetățeni și entități juridice, prin realizarea unei platforme de furnizare online a serviciilor specifice CJ Prahova, introducerea serviciilor on-line, digitalizarea proceselor de administrare a documentelor prin introducerea acestora în arhivă si retro-digitalizarea documentelor din arhivă, în concordanță cu Strategia pentru Consolidarea Administrației Publice.
Sistemele IT noi vor permite integrarea cu sistemele existente la instituția Consiliului Județean Prahova pentru schimbul de date, folosind protocoale standardizate, bazate pe cadrul național de interoperabilitate.
Despre noul sistem SASS – schimbări majore de abordare
Sistemul informatic Suport pentru Accesul la Servicii Sociale (SASS) implementat în cadrul proiectului „Facilitarea accesului la servicii sociale de calitate în Județul Prahova”, cofinanțat prin POCA 2014-2020, Axa Prioritară 2 administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente, va simplifica munca birocratică atât pentru personalul de specialitate din cadrul instituțiilor aflate în subordinea Consiliului Județean Prahova, dar mai ales pentru cetățenii beneficiari ai serviciilor.
Concret, beneficiarii vor fi scutiți de nenumărate drumuri la instituții pentru depunerea sau accesarea diferitelor situații legate de acte diverse necesare în procesele birocratice. Tehnologia vizată pentru sistemul SASS este una modernă, bazată pe standarde deschise, se urmărește integrarea și interoperabilitatea cu alte sisteme naționale, regionale și locale, cum ar fi aplicații de depunere și gestiune documente electronice existente la nivelul primăriilor din județ, documente și informații ce pot fi procesate automat prin servicii web/API pentru a nu le mai solicita cetățenilor beneficiari ai serviciilor sociale introduse prin proiect.
Sistemul implementat va avea ca rezultat și o creștere semnificativă a capacității cetățenilor de a interacționa on-line cu instituțiile publice, inclusiv de a utiliza servicii electronice oferite de alte instituții locale/centrale, contribuind la creșterea competențelor digitale generale a populației județului.
Sistemul va ușura accesul oamenilor la serviciile instituțiilor publice, va reduce birocrația și va asigura un grad de transparență a serviciilor sociale. Publicul larg va fi scutit de așteptări la cozi și va avea acces direct, prin sistemul informatic, la stadiul de procesare, termenele exacte de soluționare. Cetățenii beneficiari vor primi documentul electronic, de multe ori fără să se mai deplaseze la ghișeele instituțiilor de specialitate aflate în subordinea Consiliului Județean Prahova.
„Facilitarea accesului la servicii sociale de calitate în Județul Prahova” este un proiect cofinanțat prin intermediul Programului Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, Axa Prioritară 2. administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente, cod apel POCA/972/2/1, Codul SIPOCA 1237/MySMIS
