În societatea actuală, tot mai conectată și orientată spre eficiență, modernizarea administrațiilor publice a devenit o prioritate. Prin digitalizare și automatizare, instituțiile publice își pot optimiza activitatea, reducând birocrația și îmbunătățind semnificativ relația cu cetățenii. În acest context, RPA (Robotic Process Automation) se dovedește a fi o tehnologie cheie, capabilă să preia sarcini administrative repetitive și să crească productivitatea, lăsând astfel funcționarilor timp să se concentreze pe activități cu valoare adăugată mai mare.
În cele ce urmează, vom explora modul în care digitalizarea și automatizarea proceselor publice pot contribui la o mai bună experiență a cetățenilor, și vom evidenția rolul pe care îl joacă Exegetica.ro, companie românească specializată în dezvoltarea soluțiilor RPA pentru primării și alte instituții publice.
Digitalizarea fluxurilor de lucru
Primul pas către îmbunătățirea experienței cetățenilor este digitalizarea serviciilor și a fluxurilor de lucru din administrațiile publice. Prin intermediul platformelor online, cetățenii pot accesa diverse informații și pot efectua solicitări fără a mai fi nevoiți să se deplaseze fizic la sediul primăriei. Astfel:
- Se economisește timp și resurse – atât pentru instituție, cât și pentru comunitate.
- Se reduc cozile și aglomerația la ghișee, un beneficiu simțit în special în perioadele de vârf (de exemplu, la plata taxelor și impozitelor).
- Accesul la informații este îmbunătățit – datele fiind disponibile online, transparent și actualizate în timp real.
Digitalizarea implică, însă, și o provocare majoră: necesită un efort susținut de transformare, alături de o infrastructură informatică adecvată. Aici intervine tehnologia RPA, care permite instituțiilor să automatizeze numeroase procese, indiferent de complexitatea lor.
Rolul RPA în modernizarea administrației publice
RPA (Robotic Process Automation) se referă la folosirea unor roboți software care imită acțiunile umane pentru îndeplinirea unor sarcini repetitive, bazate pe reguli clare. Aplicațiile RPA pot:
- Extrage date din documente și formulare;
- Procesa cereri și actualiza automat bazele de date;
- Verifica și valida informațiile introduse de cetățeni;
- Emite notificări și răspunsuri automatizate.
Prin automatizarea sarcinilor care altfel ar necesita intervenția manuală a funcționarilor, RPA conduce la:
- Reducerea erorilor și a timpilor de așteptare – roboții software operează 24/7, respectând întocmai regulile setate.
- Optimizarea utilizării resurselor umane – funcționarii se pot concentra pe aspectele ce necesită empatie, relaționare cu cetățenii și luarea deciziilor complexe, în loc să fie suprasolicitați de sarcini de rutină.
- Creșterea satisfacției cetățenilor – prin răspunsuri mai rapide și servicii mai eficiente, cetățenii simt direct îmbunătățirea modului în care interacționează cu instituția.
Avantajele directe ale digitalizării și automatizării pentru cetățeni
- Accesibilitate sporită
Formularele și documentele pot fi completate online, iar cererile pot fi urmărite în timp real, fără a fi nevoie de deplasări repetate la primărie. - Transparență și încredere
Sistemele automatizate asigură trasabilitatea fiecărui pas făcut într-o cerere sau solicitare. Astfel, cetățeanul poate urmări statusul și poate primi notificări despre modificările intervenite. - Răspunsuri mai rapide și corecte
Cu RPA, timpul de așteptare pentru procesarea unei cereri scade considerabil. De asemenea, riscul de a introduce greșit datele scade la minimum. - Servicii personalizate
Odată ce bazele de date și sistemele automatizate sunt integrate, instituția poate oferi soluții adaptate fiecărui caz, recunoscând rapid informațiile relevante despre cetățeni și istoricul acestora în interacțiunea cu autoritățile.
Impactul asupra funcționarilor și a administrației
Deși unii se tem că digitalizarea și RPA ar putea înlocui personalul din primării, realitatea este diferită. Automatismele create de RPA preiau doar sarcinile de rutină, repetitive și potențial predispuse la erori. Astfel, funcționarii:
- Se eliberează de munca mecanică și de introducerea repetitivă de date;
- Au mai mult timp pentru activități cu valoare adăugată – interacțiune directă cu publicul, soluționarea problemelor complexe, inițierea de proiecte strategice;
- Pot îmbunătăți calitatea serviciilor, oferind mai multă atenție și consiliere personalizată pentru cetățeni.
Exegetica.ro – partener de încredere pentru implementarea RPA
Unul dintre pilonii succesului în digitalizarea și automatizarea proceselor este colaborarea cu specialiști care cunosc bine domeniul administrației publice. Exegetica.ro este o companie românească recunoscută pentru:
- Dezvoltarea de soluții RPA personalizate, potrivite specificului fiecărei primării sau instituții publice;
- Consultanță și implementare la cheie, care să asigure integrarea perfectă a roboților software în infrastructura existentă;
- Formare și suport post-implementare, astfel încât funcționarii să deprindă rapid noile tehnologii și să se bucure de toate avantajele oferite de acestea;
- Evoluție continuă – Exegetica se implică în cercetare și adaptare constantă a soluțiilor, pentru a ține pasul cu noile cerințe legislative și tehnologice.
Prin colaborarea cu o echipă specializată, administrațiile publice pot trece cu ușurință de la intenția de digitalizare la rezultate concrete, cu efect direct asupra calității serviciilor pentru cetățeni.
Digitalizarea în pas cu vremurile actuale, o necesitate
Digitalizarea și automatizarea proceselor din primării și alte instituții publice nu mai reprezintă doar o opțiune, ci o necesitate. Tehnologii precum RPA pot transforma radical felul în care cetățenii interacționează cu autoritățile, reducând birocrația și erorile, și crescând încrederea în serviciile publice.
Funcționarii se eliberează de sarcini repetitive și își pot concentra eforturile spre îmbunătățirea continuă a administrației, în beneficiul tuturor. Iar cu ajutorul experților potriviți, cum sunt cei de la Exegetica.ro, procesul de implementare devine simplu și eficient, demonstrând încă o dată că investiția în tehnologie și inovație reprezintă un catalizator real pentru calitatea vieții și dezvoltarea comunităților locale.
