Administrațiile publice locale din România se confruntă deseori cu două provocări majore: birocrația excesivă și lipsa transparenței în relația cu cetățenii. În acest context, tehnologia Robotic Process Automation (RPA) devine o soluție esențială pentru modernizarea instituțiilor publice, aducând beneficii semnificative atât cetățenilor, cât și funcționarilor din primării. În continuare, vom detalia cum poate RPA să contribuie decisiv la creșterea transparenței și la simplificarea procedurilor administrative.
Ce este tehnologia RPA?
Robotic Process Automation (RPA) se referă la roboți software care preiau și automatizează sarcini administrative repetitive, bazate pe reguli clare. Roboții software pot accesa aplicații informatice, pot prelua și prelucra informații din formulare electronice și documente și pot comunica rapid date între diferite sisteme și aplicații existente deja în instituțiile publice. Astfel, procese care anterior necesitau multe ore și numeroși angajați devin acum automate, rapide și precise.
Cum contribuie RPA la reducerea birocrației?
Automatizarea proceselor repetitive
În primării, multe dintre activitățile administrative presupun prelucrarea unor volume mari de date, adesea prin copiere manuală între diferite sisteme și baze de date. Aceste procese sunt predispuse la erori și durează foarte mult. Prin introducerea RPA, sarcini cum ar fi eliberarea adeverințelor, certificatelor fiscale sau actualizarea evidențelor de stare civilă pot fi realizate într-o fracțiune din timpul necesar până acum, eliminând astfel timpii inutili de așteptare.
Simplificarea procedurilor administrative
Prin implementarea RPA, instituțiile pot analiza și optimiza procedurile interne înainte de a le automatiza. Acest lucru permite eliminarea etapelor inutile, standardizarea fluxurilor și eliminarea redundanțelor. În consecință, cetățenii au acces mai rapid și mai simplu la serviciile dorite, fără a fi nevoiți să completeze multiple formulare sau să depună repetat aceleași documente.
Cum poate RPA să crească transparența în administrație?
Trasabilitate și audit clar al acțiunilor
Un avantaj important al roboților software este capacitatea acestora de a înregistra automat fiecare acțiune întreprinsă. Acest lucru creează o transparență deplină asupra modului în care au fost gestionate solicitările și documentele cetățenilor. În cazul unui audit, instituțiile locale au acces instantaneu la informații clare despre cine, când și cum a efectuat fiecare operațiune, facilitând astfel transparența și responsabilitatea.
Acces rapid la informații actualizate
Automatizarea bazelor de date permite actualizarea informațiilor în timp real, cetățenii putând verifica în orice moment stadiul cererilor depuse. Astfel, primăriile devin mai deschise către comunitate și pot comunica prompt orice modificare în statutul unor documente sau proceduri.
Eliminarea subiectivității și asigurarea echității
Roboții RPA aplică regulile administrative uniform și fără abateri, eliminând riscul tratamentului preferențial sau discriminatoriu. Astfel, cetățenii beneficiază de servicii egale, rapide și corecte, iar încrederea în instituția publică crește considerabil.
În România, unul dintre furnizorii importanți de soluții RPA pentru administrația publică locală este compania Exegetica.ro. Exegetica este specializată în dezvoltarea de roboți software personalizați pentru primării, contribuind activ la modernizarea acestora.
Soluții adaptate fiecărei primării
Exegetica analizează în detaliu activitatea administrativă și identifică cele mai eficiente modalități prin care procesele repetitive pot fi automatizate. Compania oferă roboți software adaptați specificului și nevoilor concrete ale fiecărei instituții.
Implementare simplă și suport continuu
Roboții RPA dezvoltați de Exegetica se integrează rapid în infrastructura IT existentă, fără perturbarea activităților curente. Echipa de specialiști oferă suport permanent, atât în etapa inițială cât și post-implementare, asigurând instruirea funcționarilor și menținerea la zi a automatizărilor, în funcție de modificările legislative și organizaționale.
Impact pozitiv asupra comunității
Primăriile care au implementat soluțiile oferite de Exegetica au raportat o reducere semnificativă a birocrației și o îmbunătățire vizibilă a satisfacției cetățenilor. Timpii de răspuns la cererile depuse s-au redus substanțial, iar instituțiile au reușit să își canalizeze mai eficient resursele către proiecte importante pentru comunitate.
Automatizarea și digitalizarea proceselor administrative prin intermediul tehnologiei RPA reprezintă un pas important către o administrație publică modernă, transparentă și eficientă. Într-un context în care încrederea cetățenilor în autoritățile locale contează mai mult ca niciodată, adoptarea tehnologiilor digitale devine o necesitate, nu doar o opțiune.
Parteneriatele cu specialiști precum Exegetica.ro permit primăriilor să treacă rapid și cu succes către automatizare și digitalizare, transformând administrația locală într-un serviciu public modern, transparent și apropiat cetățeanului. Astfel, RPA devine o soluție practică și accesibilă pentru reducerea birocrației și creșterea transparenței, oferind comunităților locale serviciile publice de care au cu adevărat nevoie.
